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文件、档案管理制度

2015/4/23 13:56:49   http://www.lnsjlsh.cn  来源:辽宁省吉林商会

为加强商会文件、档案的有效管理,特制定本制度。
  一、文件管理
  1、商会的文件收发归口管理单位为办公室,并指定专人管理;
  2、对外发出或收到外部的各类文件均要进行文件收发登记,并将信息记录到《文件收发登记表》中,按要求记清发文单位,文件号、时间、收文单位、时间、文件内容摘要等内容,字迹要清楚,具有文件的可追溯性;其格式由办公室制定;
  3、任何单位或个人要查询文件的信息和内容必须经办公室领导批准,否则泄露商会的机密将承担相关责任。
  二、档案管理 
  1、商会会员的档案由办公室归口管理,要指定专人负责,并做好《注册档案情况和查阅记录》;
  2、“商会档案”分为《会员单位申请表》、《会员单位登记表》、《法人营业执照》和《法人代码证》、负责人《身份证》复印件等资料组成,不得缺少;
  3、会员单位资料建档时,必须由主管负责审核上述资料的真伪,资料不全、不真则不能建档;
  4、商会会员的档案信息必须严格保密,如有单位查询时,必须报请会长、秘书长同意方可查询,否则因泄露会员单位商业机密出现的责任将由失职专管人员承担直接责任,领导承担领导责任;
  5、商会会员信息通过每年会员单位上报的《商会会员单位统计表》中的详细信息进行更新;
  6、上述第二条《会员单位申请表》、《会员单位登记表》由商会统一制作,并负责解释,商会内或会员单位的任何人不得编制与上述表格格式要求不一样的表格,否则一律不予以承认。

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